การเลือกระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น

นั้นเป็นเส้นทางที่ดีที่สุดเสมอ

แต่จะไม่ประหยัดที่สุดเสมอไป ก่อนที่คุณจะมุ่งหน้าไปยังร้านค้าอิเล็กทรอนิคส์ในท้องถิ่นของคุณและรับโทรศัพท์ธุรกิจหลายคู่สายราคาถูกที่คุณสามารถหาได้นี่คือตัวชี้ที่คุณควรคำนึงถึง

โทรศัพท์ธุรกิจหลายคู่สายมีชุดคุณสมบัติที่ดีเช่นข้อความเสียง, ID ผู้โทร, ID รอสาย, การโทร 3 ทางและอินเตอร์คอม (ในการตั้งค่าโทรศัพท์หลายเครื่อง) โทรศัพท์เหล่านี้รวม Key System Unit (หรือ KSU) เข้ากับตัวโทรศัพท์เองซึ่งหมายถึงฟังก์ชั่นโทรศัพท์แต่ละเครื่องเป็น “ระบบโทรศัพท์ขนาดเล็ก” ของตัวเอง

 คำว่า KSU (หน่วยระบบกุญแจ, หน่วยส่งสัญญาณหลักหรือหน่วยบริการคีย์)

  • วันที่กลับไปที่ระบบโทรศัพท์ของวันแรกมันเป็นพื้น “สมอง” ของระบบโทรศัพท์ ข้อมูลการประมวลผลการโทรและการเชื่อมต่อสายโทรศัพท์ทั้งหมดดำเนินการโดย KSU สำหรับสำนักงานขนาดเล็กหลายแห่งที่มีโทรศัพท์ (ส่วนขยาย) น้อยกว่า 4 สายและสายโทรศัพท์ 4 เส้นโทรศัพท์หลายคู่สายเหล่านี้เพียงพอและประหยัด อย่างไรก็ตามเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นข้อเสียมากมายของโทรศัพท์เหล่านี้เริ่มแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของพวกเขา
  • จากการเปรียบเทียบโทรศัพท์ธุรกิจหลายคู่สายจะขายพร้อมกับคำศัพท์ทางการตลาด “การออกแบบที่ไร้ KSU” ซึ่งแปล (ในใจผู้ซื้อ) เพื่อลดต้นทุนโดยรวม ระบบโทรศัพท์ขนาดเล็กในทางตรงกันข้ามรวมถึงหน่วย KSU หรือ “สมอง” แยกต่างหากนอกเหนือจากโทรศัพท์แต่ละเครื่อง ข้อเสียที่สำคัญเกิดขึ้นเมื่อคุณเชื่อมต่อโทรศัพท์กับสายโทรศัพท์ของ บริษัท KSU ทำหน้าที่เป็น “อินเตอร์เฟสบรรทัด” สำหรับระบบโทรศัพท์การเชื่อมต่อระบบหลักทั้งหมดจะสิ้นสุดที่ KSU ขณะนี้ด้วยโทรศัพท์หลายคู่สายที่ทำหน้าที่เป็น “ระบบโทรศัพท์ขนาดเล็ก” ของตัวเองตอนนี้โทรศัพท์แต่ละเครื่องต้องเชื่อมต่อโดยตรงกับสายโทรศัพท์แต่ละสาย

สายโทรศัพท์สายเดียวประกอบด้วยสาย 1 คู่ โทรศัพท์หลายสายเกือบทุกรุ่นรองรับได้ถึง 4 สาย

  • ซึ่งหมายความว่าโทรศัพท์หลายสายแต่ละสายต้องการสายที่มากถึง 4 คู่หรือเทียบเท่ากับสาย Cat5e มาตรฐาน เมื่อคุณเริ่มเพิ่มโทรศัพท์ไร้ KSU เพิ่มเติมให้กับสำนักงานของคุณคุณต้องคำนึงถึงต้นทุนในการติดตั้งสายเคเบิล cat5e (หรือ cat5) อีกสายหนึ่ง คุณต้องบัญชีสำหรับบล็อกการยกเลิกเพิ่มเติมในตู้โทรศัพท์ของคุณซึ่งโทรศัพท์เหล่านี้ทั้งหมดจะต้อง “Bridged” (หรือแชร์) กับสายโทรศัพท์ 4 สาย อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ว่าสำหรับการติดตั้งด้วยโทรศัพท์มากกว่า 4 หรือ 5 เครื่องสายไฟสามารถซับซ้อนได้ อะไรก็ตามที่มีมากกว่า 6 หรือ 7 เครื่อง
  • จะเป็นเรื่องยุ่งยากในการเดินสายหากทำไม่ได้ซึ่งจะเพิ่มค่าใช้จ่ายของระบบงบประมาณต่ำเหล่านี้ อย่างไรก็ตามการเชื่อมต่อที่เชื่อมโยงนี้เป็นวิธีที่โทรศัพท์หลายคู่สาย “อินเตอร์คอม” ติดต่อกัน โดยการส่งสัญญาณข้ามแต่ละสายบริดจ์แต่ละนามสกุลสามารถสื่อสารได้โดยไม่ต้องผูกสายโทรศัพท์ใด ๆ ของ 4 สาย ตราบใดที่โทรศัพท์หลายคู่สายเชื่อมต่อกับทั้ง 4 สาย (หรือจำนวนคู่ที่ตรงกันถ้าน้อยกว่า 4 สาย) โทรศัพท์แต่ละเครื่องสามารถเชื่อมต่อกันภายในภายในขณะที่รักษาสายโทรศัพท์ให้ว่างสำหรับการโทรจากภายนอก

ระบบโทรศัพท์ขนาดเล็กในทางกลับกันซึ่งมาพร้อมกับหน่วยแยก KSU

  • แยกต่างหากมีความได้เปรียบที่แตกต่างกันในทั้งสองพื้นที่ การมีหน่วย KSU เดียวหมายถึงจุดเชื่อมต่อจุดเดียวสำหรับการเชื่อมต่อสายโทรศัพท์ ระบบโทรศัพท์ขนาดเล็กจำนวนมากต้องการเพียงสายคู่เดียวในการเชื่อมต่อโทรศัพท์ต่อพ่วงแต่ละเครื่อง สิ่งนี้หมายความว่าถ้าคุณกำลังติดตั้งโทรศัพท์จำนวนหนึ่งในพื้นที่หนึ่งคุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินสายได้อย่างมากโดยให้ผู้รับเหมา “แยก” สายเคเบิล Cat5e สายเดียวเข้ากับแจ็คโทรศัพท์เดี่ยว 4 สาย! – สิ่งนี้จะคุ้มค่ามากเมื่อคุณติดตั้งโทรศัพท์เพิ่มเติม (อย่างไรก็ตามผู้เชี่ยวชาญหลายคนจะแยกสายเคเบิล Cat5 เพียงเส้นเดียวเพียงครั้งเดียวสำหรับแจ็คโทรศัพท์ 2 สายที่เหลือสายไว้เป็นคู่สำรอง) การจัดการสายเคเบิลกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น (และต่อเนื่อง) เนื่องจากคุณไม่ต้องกังวลกับการเชื่อมต่อโทรศัพท์ 10 เครื่องกับสายโทรศัพท์ 4 สาย

ข้อดีอีกอย่างของระบบโทรศัพท์ขนาดเล็กก็คือความสะดวกในการเปลี่ยนไปใช้ระบบโทรศัพท์ขนาดใหญ่ รูปแบบการเดินสายสำหรับส่วนใหญ่จะยังคงเหมือนเดิมแม้ว่าจะมีการติดตั้งสายเคเบิลเพิ่มเติมเพื่อลดพื้นที่ใหม่ ไม่เหมือนกันสำหรับโทรศัพท์ธุรกิจหลายคู่สาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าโทรศัพท์แต่ละเครื่อง “เชื่อมต่อ” เพื่อเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์ 4 สายเหล่านี้ทั้งหมดอาจต้องยกเลิกการเชื่อมต่อเนื่องจากระบบโทรศัพท์ขนาดเล็ก (และใหญ่) ส่วนใหญ่ต้องการการเชื่อมต่อแบบแยกส่วน

การเขียนโปรแกรมอย่างชาญฉลาดมีข้อเสียอย่างหนึ่ง

  • เมื่อเปรียบเทียบระบบโทรศัพท์ธุรกิจขนาดเล็กกับโทรศัพท์ธุรกิจหลายสายซึ่งสามารถดูได้ว่าเป็นข้อเสียหลายประการ เนื่องจากโทรศัพท์แต่ละเครื่องมีฟังก์ชั่นเป็น KSU ของตัวเองมันยังทำหน้าที่เป็นชุดข้อความเสียงของตัวเอง (หากติดตั้ง) ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัติการเข้าร่วมอัตโนมัติ (ที่ที่ผู้โทรของคุณได้รับการต้อนรับจาก บริษัท ที่บันทึกคำสั่งให้กด 1 สำหรับ Joe Boss, 2 สำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย ฯลฯ … ) คุณจะต้องบันทึกคำทักทายนี้หลายครั้ง ตามที่คุณเปิดใช้งานวอยซ์เมล (สูงสุด 4) นี่คือเหตุผลว่าด้วยโทรศัพท์ธุรกิจหลายคู่สายคุณสมบัติข้อความเสียงรวมถึงกล่องข้อความเสียงส่วนบุคคลสำหรับส่วนขยายและคุณลักษณะการเข้าร่วมอัตโนมัติที่เป็นตัวเลือก คุณลักษณะการเข้าร่วมอัตโนมัติสามารถจัดการได้ครั้งละหนึ่งการโทรเท่านั้น ดังนั้นหากคุณต้องการให้ระบบตอบรับสายเรียกเข้าได้ถึง 4 สายพร้อมกันคุณต้องมีโทรศัพท์ที่เปิดใช้งานการดูแลอัตโนมัติอย่างน้อย 4 เครื่อง

ดังนั้นในทางเทคนิคการพูดคุณจะต้องบันทึกคำทักทายอัตโนมัติเหมือนกันทักทาย 4 ครั้ง 1 ในโทรศัพท์แต่ละเครื่อง คุณต้องเปิดใช้งานกล่องจดหมายระบบเพื่อให้โทรศัพท์ทั้ง 4 เครื่องรับข้อความทั่วไป ตอนนี้คุณมีโทรศัพท์ / ข้อความเสียง 4 กล่องที่แตกต่างกันในสำนักงานของคุณซึ่งคุณต้องตรวจสอบข้อความทั่วไป นี้เรียกว่ากล่องจดหมายทั่วไปซึ่งเป็นปลายทางเริ่มต้นสำหรับผู้โทรที่ไม่ได้กดตัวเลือกเมนูหรือหมุนส่วนขยาย สถานการณ์นี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับการตั้งค่าที่มีขนาดใหญ่ขึ้น แต่อาจใช้ได้สำหรับขนาดเล็กกว่า ตอนนี้คุณมีโทรศัพท์ / ข้อความเสียง 4 กล่องที่แตกต่างกันในสำนักงานของคุณซึ่งคุณต้องตรวจสอบข้อความทั่วไป นี้เรียกว่ากล่องจดหมายทั่วไปซึ่งเป็นปลายทางเริ่มต้นสำหรับผู้โทรที่ไม่ได้กดตัวเลือกเมนูหรือหมุนส่วนขยาย สถานการณ์นี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับการตั้งค่าที่มีขนาดใหญ่ขึ้น แต่อาจใช้ได้สำหรับขนาดเล็กกว่า ตอนนี้คุณมีโทรศัพท์ / ข้อความเสียง 4 กล่องที่แตกต่างกันในสำนักงานของคุณซึ่งคุณต้องตรวจสอบข้อความทั่วไป นี้เรียกว่ากล่องจดหมายทั่วไปซึ่งเป็นปลายทางเริ่มต้นสำหรับผู้โทรที่ไม่ได้กดตัวเลือกเมนูหรือหมุนส่วนขยาย สถานการณ์นี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับการตั้งค่าที่มีขนาดใหญ่ขึ้น แต่อาจใช้ได้สำหรับขนาดเล็กกว่า

ด้วยระบบโทรศัพท์ธุรกิจขนาดเล็กมีเพียงวอยซ์เมลส่วนกลางเพียงเครื่องเดียวที่สามารถจัดการการโทรหลายครั้งพร้อมกัน เวลาในการเก็บข้อมูลมีมากขึ้นและมีกล่องจดหมายเพียงกล่องเดียวสำหรับข้อความทั่วไป นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติขั้นสูง (หากติดตั้ง) เช่นข้อความเสียงไปยังอีเมล (ที่ระบบจะส่งข้อความเสียงในรูปแบบ wav มาตรฐานไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ) ซึ่งในโลกที่รวดเร็วนี้สามารถประหยัดเวลาได้อย่างมาก .

จุดสุดท้ายในหัวข้อนี้จะครอบคลุมอย่างรวดเร็ว; ด้วยการถือกำเนิดของ Voice over Internet Protocol (VoIP) อย่างต่อเนื่องพิสูจน์การมีอยู่ของค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพธุรกิจจำนวนมากพบว่าตัวเองต้องการที่จะใช้ประโยชน์จากการประหยัดเหล่านี้ ระบบโทรศัพท์ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากในตลาดปัจจุบันติดตั้งเพื่อจัดการสายโทรศัพท์ VoIP ผ่านการอัพเกรดฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์อย่างง่าย การอัพเกรดอาจรวมถึงการเพิ่มพอร์ต Ethernet (หรือสื่อ) ลงในระบบหรือหากติดตั้งไว้แล้วเพียงเปิดใช้งานพอร์ตนี้ผ่านการเปิดใช้งานซอฟต์แวร์ เพียงแค่เสียบอุปกรณ์นี้เข้ากับ LAN ใน บริษัท ของคุณและบางทีอาจเป็นการตั้งค่าไฟร์วอลล์เล็กน้อยคุณสามารถเริ่มประหยัดค่าใช้จ่ายได้โดยการโทรผ่านสาย VoIP ที่ราคาไม่แพง